Blog de Consultec

Esta podría ser la respuesta de un directivo, de un gerente de una PyMe o de un responsable de departamento ante la propuesta de realizar un proyecto de Gestión Documental dentro de su organización, en el contexto actual de crisis económica.

En los períodos o ciclos de crisis económicas lo que prima es la producción y capear el chaparrón lo mejor posible y ante proyectos que no tienen una relación directa con la producción las organizaciones se echan hacia atrás.

¿Pero quién dice que una gestión adecuada de la documentación no tiene una relación directa con la producción?

Las siguientes respuestas que nos puede dar ese supuesto responsable pueden ser las siguientes:

¿Hasta ahora no hemos funcionado bien? ¿No encontramos lo que buscamos? ¿No trabajamos contra máquinas y tenemos una herramienta informática que gestiona todos los procesos?

Pero…¿ Cómo se mide por ejemplo el “hasta ahora hemos funcionado bien” o el tiempo gastado en “encontrar lo que buscamos”?…Y ¿Qué pasa con todos los documentos que no pasan por el circuito de la aplicación informática que nos han hecho a medida?. Si nos paramos a pensar un momento, descubriremos que son muchos y en ese caso, no sólo perdemos “documentos”, que se traducen en información, que en algunos casos puede ser una “información crítica” para abordar un proyecto con garantías, sino también “Conocimiento”.( Ese es un tema que podemos tratar en posteriores entradas). En estos casos, vemos como una adecuada Gestión Documental esta directamente ligada a la producción de cualquier organización trabaje en el sector económico que trabaje. Así la frase “funcionamos bien”, querrá decir que sabemos y conocemos las ventajas de trabajar con una adecuada Gestión Documental, evitando duplicados, fotocopias, borradores de proyectos, papeleo innecesario, ocupación de espacio (Coste m² )…Ante la afirmación “encontramos lo que buscamos”, será porque conocemos el gasto del tiempo que pasan nuestros administrativos, buscando documentos que son necesarios para el desarrollo de nuestras actividades diarias, sabemos como rentabilizar nuestras herramienta informáticas para que se conviertan en una solución eficaz de gestión documental. Si no conocemos los documentos que manejamos, difícilmente nos serán útiles para esa tarea.

Creo que todas estas variables están estrechamente relacionadas con la “producción” y con la “rentabilidad” de una empresa.

Aún podemos añadir una variable más: “Prestigio” y aquí podríamos dejar de lado el día a día de situaciones incomodas ante clientes, tales como:

-“pues ahora mismo no encuentro el documento al que se refiere, pero seguro que esta”

También podremos contar con un Archivo Histórico que sea reflejo de la historia de nuestra empresa de acuerdo a las actividades realizadas.

Karmelo Lete

Tags: Gestión documental