Existen infinidad de métodos o técnicas para aumentar la productividad personal: GTD, Pomodoro, Inbox Zero, etc …
Vamos a centrarnos en el uso personal de Kanban, una metodología muy usada para gestionar las tareas de proyectos o de equipos de trabajo pero no tanto para gestionar las tareas propias, y como crear nuestro tablero de Kanban personalizado.
¿Qué es Kanban?
Kanban es una técnica que ayuda a visualizar el trabajo que estamos haciendo, el que nos queda pendiente y el que hemos realizado. Nos ayuda a organizarlo y, lo más importante, a acabarlo.
Lo explicamos mejor en este otro post en el que exponemos un ejemplo de su uso.
La diferencia entre un Kanban normal y un Kanban personal es simplemente el tipo de tareas que le agregaremos y que el flujo puede ser diferente.
¿Cómo construir nuestro Kanban?
Tenemos que definir nuestras necesidades, para ello tenemos que saber cuál es nuestro flujo de trabajo, es decir, saber por qué estados pasan nuestras tareas.
Para nuestro ejemplo usaremos: Pendiente -> Listo -> Haciendo -> Hecho
Lo más habitual suelen ser estados en inglés: To Do -> Doing -> Done, pero podemos añadir los estados que consideremos oportunos y que más se ajustan a nuestras necesidades: Blocked, Waiting, Test, …
Una vez definidos nuestros estados/columnas, tenemos que decidir cuál es nuestra capacidad de trabajo para poder limitar cuantas tareas podremos estar haciendo a la vez (WIP: Work In Progress). De esta forma nos aseguramos que no se acumulan tareas en una columna y nos centramos solo en esas, ganando en productividad.
Por ejemplo, yo limitaría a dos tareas la columna Haciendo:
Ya tenemos nuestro tablero Kanban hecho a medida, preparado con sus columnas y con las reglas para controlar el WIP. Ahora toca empezar a trabajar con él y lo primero que tenemos que hacer es definir nuestro Backlog o columna Pendiente.
Ya podemos empezar a trabajar con nuestro Kanban y mover nuestras tarjetas de tal forma que a lo largo del día podríamos tener algo así:
A partir de aquí habrá que seguir mejorando nuestro flujo de tareas, reduciendo nuestras tareas en la columna de Pendientes y, algo muy importante, empezar a Priorizar las tareas.
Herramientas
- Pizarra (o similar), Rotuladores y Post-Its como ya enseñamos aquí.
- AgileZen: muy completa, visualmente muy atractiva. La herramienta más potente (gratuita) que he encontrado y con la que están hechos los ejemplos del artículo.
- Virtual Kanban: la sencillez llevada al extremo.
Gorka Armentia
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